Weet je dat je zelf kunt kiezen waar je nieuwe e-mail binnenkomt? En weet je waarom het niet altijd handig is om alle verse mail in je in-box te ontvangen?

Heb je hier nog nooit over nagedacht of heb je geen idee waar dit over gaat; lees gerust verder en je komt alles te weten over het filteren van je e-mail.

Er zijn al vele mensen voor je geweest die erg gelukkig zijn geworden van deze handige en makkelijk in te stellen optie in je mailprogramma!

Bij veel mailers komen nieuwe email berichten binnen in de in-box, conform de standaard instelling van je mailprogramma. Is dat ook bij jou zo?

Denk dan eens na over de vraag of het handig is dat je al je digitale berichten op dezelfde hoop laat gooien. Zoals mailtjes waar je actie op moet ondernemen, up-dates van netwerksites zoals Twitter, Faceboek en Hyves, folders met de laatste aanbiedingen of mail van je sportvereniging. Vind je het echt overzichtelijk dat dit allemaal op één en dezelfde plek binnenkomt?

Slimmer mail ontvangen
Je kunt je mail slimmer ontvangen door gebruik te maken van filteropties. Je stelt de filteropties zo in dat bepaalde mails direct naar een andere map dan je in-box worden verzonden. Het gaat dan om berichten die niet zo relevant zijn dat je er op korte termijn direct iets mee moet. Zo kun je al je netwerk-updates verzamelen in een map ‘netwerken’ en kun je bijvoorbeeld ook een aparte map voor je sportvereniging of vriendenclub maken.

Waarom handig?
Als je in-box alleen relevante mail bevat, voorkom je vervuiling en hou je beter overzicht over taken die je nog moet afhandelen. Je bespaart er ook nog eens tijd mee. Door alle mail van een zelfde onderwerp in een zelfde map te verzamelen kun je de mail vaak sneller afhandelen. Zoals het in één keer afhandeling van alle vriendschapsverzoeken of het één keer per week lezen van alle reclamefolders.

Overigens, nieuwe mail wordt altijd gemarkeerd weergegeven, of het nu in je in-box of in een door jou gekozen map binnenkomt. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je nieuwe mail ‘mist’!

Instellen van filters
Binnen twee minuten heb je een nieuwe filter ingesteld, dus onderneem meteen actie! Klik hier om snel je eigen filter in Outlook in te stellen. Op de laatste pagina van het document vind je de stappen terug. En misschien kom je in dit document nog meer handige instellingen tegen die je nu nog niet gebruikt…

G-mail of Apple
Werk je met G-mail of Apple? Ook dan kun je je mail filteren! Stuur even een bericht naar info@zoontraining.nl en je krijgt een korte handleiding teruggestuurd zodat jij ook kunt gaan filteren.

Succes en geniet van je overzichtelijke in-box met behulp van je filters!

E-mail / Outlook, Organizing, Rust in je hoofd, Tips

Â
Â
Â
Je werkplek hoeft anno 2009 echt geen ‘suffe grijze kantooruitstraling’ meer te hebben.

Vandaar; tips voor een functionele en opgeruimde thuiswerkplek voor iedereen die (wel eens) vanuit huis werkt.

Je kunt de ideeën natuurlijk ook toepassen als je op een kantoor werkzaam bent!

 

1. Afgescheiden werkruimte
Probeer een aparte ruimte in te richten als kantoor. Zo kan je ’s avonds de deur achter je dichttrekken en je werk letterlijk afsluiten. Een aparte kamer heeft ook het voordeel dat andere huisbewoners je niet storen en dat je je kunt terugtrekken om geconcentreerd te werken. Werken in de woonkamer met spelende kinderen om je heen, is niet echt stimulerend.

Geen aparte ruimte tot je beschikking? Stel dan je eigen werkhoek samen en scherm hem af, bijvoorbeeld door middel van een kamerscherm of andere hippe roomdivider.

2. Inrichting
Op welk moment van de dag zit je het meest op je werkplek? Houd hier rekening mee als je gaat bepalen waar je bureau komt te staan (geen lichtinval op je beeldscherm) en welke kleuren je gebruikt.

3. Ergonomie
Het is een mooie illusie; lekker met je laptop op schoot in je hangmat werken of aan je glazen eetkamertafel. Heerlijk ontspannend, toch? Misschien voor een paar uurtjes maar zeker niet als je langdurig zo zou werken. Ook voor je thuiswerkplek is het belangrijk dat deze ergonomisch is ingericht. De juiste stand van je bureaustoel en je bureaublad helpt voor een gezonde, optimale werkhouding.

En mocht je nog ruimte over hebben in je kantoor; een lekkere fauteuil of zachte bank is natuurlijk wel heerlijk om op neer te ploffen als je iets wilt nalezen of om even te ontspannen. Maakt je werkruimte meteen sfeervol!

4. Bepaal wat waar moet
Bepaal voordat je gaat inrichten en opbergen welke spullen binnen handbereik moeten liggen (pennen, agenda), wat moet makkelijk bereikbaar zijn (je lopende werkzaamheden) en wat heb je minder frequent nodig (je naslagarchief) en kan dus verder van je bureau af opgeborgen worden.

5. Bergruimte
Kies liever voor één grote kast in plaats van meerdere kleine. Daarmee houd je alles bij elkaar, blijft de overige ruimte vrij en ontstaat er een rustig beeld. Het staat je natuurlijk vrij om je kast van een persoonlijk tintje te voorzien!

6. Eigen plek
Geef al je spullen, van paperclip tot papiervoorraad, een eigen plek in een eigen bak. Liefst precies op maat en voorzien van een label. Zo houd je overzicht over de voorraad en kun je ook gemakkelijk je hulpmiddelen terug vinden.

7. Veilig
Bundel losliggende snoeren met behulp van tie-raps of werk ze weg met een kabelgoot. Bij draadloze apparatuur heb je deze problemen niet meer…

8. Mooi opgeruimd
Kies een voor jou aantrekkelijke oplossing om op te bergen. Je hebt echt veel meer mogelijkheden dan alleen de standaard zwarte kantoorartikelen! Mijn pennen, perforator, elastiekjes en lettertang zijn bijvoorbeeld netjes opgeruimd in een ouderwetse blikken broodtrommel. Functioneel (alles past erin) en decoratief.

Meer tips?
Enthousiast geworden en wil je nog meer tips en inspiratie? Meld je dan meteen aan voor de individuele coaching ‘Tijd voor… je thuiswerkplek’. We gaan aan de slag om je werkplek zo te organiseren dat het niet alleen opgeruimd wordt, maar dat de inrichting van de werkplek je ook ondersteund in het uitvoeren van je werkzaamheden.

Wil je meer informatie of een offerte opvragen? Mail dan meteen even naar info@zoontraining.nl.

Organizing, Thuiswerkplek