Multitasken… Kunnen we het nu wel of niet? En is het erg als blijkt dat we er helemaal niet goed in zijn of zijn er andere manieren om sneller en secuurder te werken?

Bas van Dalen heeft Zoo’n Training in zijn radio ochtendprogramma op KinkFM geïnterviewd over dit onderwerp. Als je luistert weet je precies hoe je zelf slimmer en met meer plezier kunt werken (en het zal je niet verbazen; dat is juist niet door te multitasken)!

Actie; doen wat je wilt doen, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Zorg dat je de baas bent over je eigen Outlook, en dit programma maakt het je veel makkelijker om te werken. Dit ontdekten ook de twee winnaars van het uur gratis coaching die Zoo’n Training en Hoogendam Coaching hebben weggegeven.

Wil je ook met (meer) plezier werken door handig en makkelijk gebruik te maken van simpele Outlookmogelijkheden? Meldt je aan voor de speciale summercourse ‘Tijd voor… je Outlook” en lees wat de winnaars van de gratis coaching van dit voorproefje vonden.

“Eind mei hebben wij mogen genieten van de training gericht op efficiënt Outlook-gebruik van Zoo’n Training. Het eerste wat ons opviel was de enthousiaste en open houding van de trainster in kwestie, Bertine Zoon. Na een korte theoretische introductie werd direct overgestapt op een hands-on approach waarbij de individuele mailboxen onder de loep werden genomen.

Opschonen overvolle inboxen
Direct werden wij hier met de neus op de feiten gedrukt; overvolle inboxen, veel gelezen, maar onverwerkte mail, onoverzichtelijke of geen archief, voor eeuwig openstaande taken ed. Middels enkele kritische vragen triggerde Bertine ons om een grote opschoningsactie door te voeren vwb mailings ouder dan 2 maanden.

Outlook is een instrument, geen doel op zich
De training verschaft inzichten in enerzijds de achtergrond van ons huidige Outlook gebruik en anderzijds de voordelen van het aanleren van een nieuwe manier van werken met Outlook. Bertine leerde ons op een luchtige wijze quick wins in professionele effectiviteit te behalen door Outlook als instrument te zien ipv einddoel opzich. Voorbeeld van enkele praktische tips: gebruik van regels en waarschuwingen, archief, folderstructuur incl. lopende zaken, openstaande taken, inlassen mailbeantwoordingsuurtje en het uitschakelen van de mail pop-up.

Toegenomen efficiency
Enkele weken na het volgen van de training kunnen wij beamen dat onze efficiency is toegenomen. Bertine heeft ons enkele nuttige handvatten verschaft om Outlook als ‘onze secretaresse’ in te zetten ipv als veeleisende baas. Al met al zijn we erg blij geweest met de genoten training en we kunnen het een ieder dan ook van harte adviseren.

Nogmaals bedankt voor de training, we passen beiden nog steeds dagelijks de tips en tricks toe!”

Wouter en Roana
Accenture Health & Public Service

***

“Een paar jaar eerder had ik al een cursus gevolgd bij Heleen en Bertine over time management. Hier heb ik al veel nuttige tips opgedaan. Enkele zaken waren toch weer wat weggezakt en die heb ik nu met een ‘korte opfriscursus’ weer opgehaald.

Een volle inbox geeft druk
Tips die echt zijn blijven hangen, zijn het handiger omgaan met emails, zoals het ‘lijm aan je vinger principe’. Meteen beslissen wat je met een bericht gaat doen. Dit vind ik erg nuttig, want ik had toch sterk de neiging om een mail te lezen en te denken ‘daar moet ik nog een keer wat mee’ en vervolgens deze mail gewoon in mijn inbox te laten staan. Maar een volle inbox geeft druk. Het geeft me een gevoel dat ik nog veel te doen heb, maar niet eens meer precies weet wat, want mijn acties staan dan ergens verborgen in al die mails.

Alles duurt 2x langer dan je denkt…
Een eye opener was ook om mijn agenda door te nemen met Heleen van Hoogedam Coaching. Duidelijk werd dat mijn agenda al vrij vol stond, waardoor ik eigenlijk weinig ruimte had voor onverwachte taken die ‘tussendoor’ komen. En dat gebeurt toch wel dagelijks. Uit emails komen vaak acties voort en hiervoor had ik één uur per dag ingepland, maar eigenlijk zou dat al twee uur moeten zijn. Bovendien is het lastig om in te schatten hoe lang je met een actie bezig zult zijn. Hier kwam ik vaak niet mee uit. “Twee keer zo lang inplannen als dat je in 1^e instantie denkt”, zei Heleen. En natuurlijk de actie meteen doorplannen als het toch niet afkomt in die tijd.

Houden aan afspraak met mezelf
Voor mij is ook een leerpunt om me te houden aan de afspraken met mezelf; namelijk de acties ook daadwerkelijk uitvoeren op het moment dat ze staan ingepland in mijn agenda. En me niet laten verleiden door op die tijdstippen toch weer een afspraak met iemand tussendoor te plannen.

Het is me intussen aardig gelukt om me aan de geleerde basisprincipes te houden en als ik merk dat het weer wegzakt, vraag ik gewoon weer een opfriscursus aan!”

Natalie
PsyQ Psycho-medische programma’s

E-mail / Outlook, GRATIS workshop, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Vraag jij nog regelmatig een visitekaartje of geef je ze zelf graag weg? En bewaar je deze stukjes papier vervolgens? Beetje ouderwets hoor! Maak handig gebruik van sociale media om makkelijk je contacten te onderhouden.

Visitekaartjes hebben een aantal nadelen; ze raken vaak zoek en de informatie die erop staat kan snel verouderen. Blijkt je contactpersoon bijvoorbeeld ineens een andere functie te hebben. Of je hebt zelf een nieuw Twitter account dat je graag wereldkundig maakt. Moet je dan meteen nieuwe visitekaartjes laten drukken?

Altijd up-to-date
Er zijn slimmere manieren om altijd over de laatste informatie te beschikken en om je eigen laatste informatie aan je netwerk door te geven. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van sociale netwerk sites zoals LinkedIn. Nodig de gever van je nieuw verkregen visitekaartje direct uit voor je netwerk en je voorkomt dat je ooit zijn of haar zakelijke gegevens kwijt raakt.

QuickMark app
Als je nog een stap verder wilt, kun je op je eigen visitekaartje een QuickMark code plaatsen. Dat zijn van die rare vierkante zwart/wit plaatjes die je smartphone kan scannen en waarna de informatie van je visitekaartje beschikbaar wordt. Deze QuickMark/QP code apps zijn er voor bijna iedere smartphone.

Nog meer voordelen
Werk je met ‘digitale visitekaartjes’ dan heeft dat als bijkomend voordeel dat je altijd bij deze informatie kunt, waar je ook werkt. Je hoeft alleen maar in te loggen om de laatste gegevens in te kunnen zien en niet ergens tussen je spullen te zoeken naar papieren visitekaartjes. Daarnaast is het een makkelijke en laagdrempelige manier om contacten te onderhouden of weer op te pakken.

Zoo’n sociaal netwerk
Digitaal Sociaal Netwerken met Zoo’n Training? Je kunt me vinden op Twitter en LinkedIn!

Communicatie, Organizing, Tips

Weet je dat je zelf kunt kiezen waar je nieuwe e-mail binnenkomt? En weet je waarom het niet altijd handig is om alle verse mail in je in-box te ontvangen?

Heb je hier nog nooit over nagedacht of heb je geen idee waar dit over gaat; lees gerust verder en je komt alles te weten over het filteren van je e-mail.

Er zijn al vele mensen voor je geweest die erg gelukkig zijn geworden van deze handige en makkelijk in te stellen optie in je mailprogramma!

Bij veel mailers komen nieuwe email berichten binnen in de in-box, conform de standaard instelling van je mailprogramma. Is dat ook bij jou zo?

Denk dan eens na over de vraag of het handig is dat je al je digitale berichten op dezelfde hoop laat gooien. Zoals mailtjes waar je actie op moet ondernemen, up-dates van netwerksites zoals Twitter, Faceboek en Hyves, folders met de laatste aanbiedingen of mail van je sportvereniging. Vind je het echt overzichtelijk dat dit allemaal op één en dezelfde plek binnenkomt?

Slimmer mail ontvangen
Je kunt je mail slimmer ontvangen door gebruik te maken van filteropties. Je stelt de filteropties zo in dat bepaalde mails direct naar een andere map dan je in-box worden verzonden. Het gaat dan om berichten die niet zo relevant zijn dat je er op korte termijn direct iets mee moet. Zo kun je al je netwerk-updates verzamelen in een map ‘netwerken’ en kun je bijvoorbeeld ook een aparte map voor je sportvereniging of vriendenclub maken.

Waarom handig?
Als je in-box alleen relevante mail bevat, voorkom je vervuiling en hou je beter overzicht over taken die je nog moet afhandelen. Je bespaart er ook nog eens tijd mee. Door alle mail van een zelfde onderwerp in een zelfde map te verzamelen kun je de mail vaak sneller afhandelen. Zoals het in één keer afhandeling van alle vriendschapsverzoeken of het één keer per week lezen van alle reclamefolders.

Overigens, nieuwe mail wordt altijd gemarkeerd weergegeven, of het nu in je in-box of in een door jou gekozen map binnenkomt. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je nieuwe mail ‘mist’!

Instellen van filters
Binnen twee minuten heb je een nieuwe filter ingesteld, dus onderneem meteen actie! Klik hier om snel je eigen filter in Outlook in te stellen. Op de laatste pagina van het document vind je de stappen terug. En misschien kom je in dit document nog meer handige instellingen tegen die je nu nog niet gebruikt…

G-mail of Apple
Werk je met G-mail of Apple? Ook dan kun je je mail filteren! Stuur even een bericht naar info@zoontraining.nl en je krijgt een korte handleiding teruggestuurd zodat jij ook kunt gaan filteren.

Succes en geniet van je overzichtelijke in-box met behulp van je filters!

E-mail / Outlook, Organizing, Rust in je hoofd, Tips