Je hoeft niet alles zelf te doen. Omdat je simpelweg niet altijd alles zelf kunt oppakken. En soms kan een ander het eigenlijk veel beter dan dat jij het kunt. Delegeren, van je boekhouding tot de vraag of iemand mee wil denken, is lastig. Maar, het valt makkelijk te leren. En ja, dit geldt ook voor mensen die het gevoel hebben dat ze het beter zelf kunnen doen, omdat het dan sneller en misschien ook wel beter zou gaan…

Je kunt legio redenen verzinnen waarom jij niet aan delegeren zou moeten doen. Maar… dat betekent wel dat al het werk op jouw schouders rust. En dat je wellicht niet toekomt aan die dingen waar je zelf goed in bent of de dingen die van je verwacht worden.

Eigen wijs
Onder het mom van ‘ik wil alles zelf doen en leren, dan weet ik waar ik het over heb’ houden veel mensen werkzaamheden bij zichzelf. Soms kun je ook niet intern delegeren, bijvoorbeeld als je geen samenwerkingspartners hebt. Heb je die wel, dan kan je de ander juist tekort doen als je geen gebruik maakt van zijn of haar kennis en vaardigheden. Daarnaast geef je de ander ook niet de mogelijkheid om misschien zelfs wel beter te worden in het uitvoeren van de betreffende werkzaamheden als jij alles oppakt. Geef mensen dus de ruimte om aan de slag te gaan met bepaalde werkzaamheden. En laat die persoon het dan doen op zijn of haar eigen manier. Want wie zegt dat alleen jouw werkwijze de beste is?!

Niet alleen het werk overdragen, ook de verantwoordelijkheid
Misschien voel je je ook wel schuldig als je iemand anders met een klus opzadelt. Het is inderdaad ook niet leuk om werkzaamheden te krijgen zonder dat je vervolgens ook de verantwoordelijkheid krijgt overgedragen. Als je wel op een project wordt gezet maar je mag vervolgens alleen doen wat anderen je opdragen, dan voelt het gedelegeerd krijgen van deze werkzaamheden misschien zelfs wel als een straf. Delegeer dus niet alleen een taak, geef de ander daar ook meteen autoriteit over. Daarmee verlies je overigens niet je eigen verantwoordelijkheid! Zorg er ook voor dat je de werkzaamheden helemaal overdraagt aan de ander. Houdt geen deeltaken voor jezelf achter alleen maar omdat je het zelf leuk vindt om te doen.

Hoe delegeren leuk wordt
Wil je weloverwogen delegeren? Dan helpen onderstaande vijf stappen je daarbij:

1. Breng het te delegeren takenpakket in kaart
Bepaald wat de werkzaamheden zijn die je aan de ander wilt overdragen. Of welke juist niet. Bepaald daarbij welke kennis nodig is om de werkzaamheden op te pakken, welke vaardigheden en ervaring gewenst is, de beschikbare tijd en je beschikbare budget.

2. Selecteer de juiste persoon om te delegeren
Bepaal aan de hand van je geselecteerde criteria welk persoon of welk bedrijf in aanmerking komt om je werkzaamheden aan over te dragen.

3. Risico analyse
Stel dat het fout gaat, wat dan? Schat van te voren het risico in van dingen die niet gaan zoals ze zouden moeten gaan. Zijn deze risico’s aanvaardbaar, of niet?

4. Delegatiegesprek
De perfecte manier om gedelegeerde werkzaamheden te laten mislukken is om ze botweg zonder enige toelichting bij de ander te dumpen. Neem de tijd om werkzaamheden over te dragen en bespreek onderstaande items;

• • Wat de reden is dat je delegeert en waarom je juist aan deze partij delegeert.
  • Duidelijk uitleggen wat de werkzaamheden zijn en wat je verwachtingen over het uitvoeren daarvan zijn.
  • Welke faciliteiten er beschikbaar zijn of van welke faciliteiten kan men gebruik maken.
  • Heel belangrijk is het aangeven van de kaders en de verantwoordelijkheden waarmee de taken gedelegeerd gaan worden. Geef ook aan in welke mate en op welke wijze jullie elkaar inlichten over de voortgang en eventueel controle van de uitgevoerde werkzaamheden.
  • Spreek je vertrouwen uit en maak een vervolg afspraak om het ingeslagen traject te monitoren en eventueel bij te sturen.

5. Evaluatie
Laat eea niet rustig op zijn beloop! Evalueer tussentijds en bij de afronding van de werkzaamheden.

Kostenplaatje
Ben je ondernemer en schakel je een bedrijf in om werkzaamheden voor je te doen, dan hangt daar uiteraard een prijskaartje aan. Als dit je afschrikt kun je voor jezelf een berekening maken. Hoeveel tijd zou jij kwijt zijn met die klus (de ervaring leert dat je 1,5 keer meer tijd kwijt bent aan werkzaamheden dan je van te voren inschatte!) en vermenigvuldig dit met je eigen uurtarief. Nu weet je wat je zelf kost. Kijk vervolgens wat het je zou opleveren als je deze tijd had besteed aan je klanten of je product? Kijk hoe de kosten en baten zich verhouden en trek je conclusies!

Communicatie, Delegeren, Leidinggeven, Werkoverdracht

Een (ernstig) zieke collega op de afdeling kan heel beladen zijn. Want ja, wat kan je tegen die persoon zeggen, wat kan je van die persoon verwachten en op welke manier kan je hulp aanbieden? Het negeren van de collega en de ziekte is in ieder geval de slechtste optie.

In de nieuwe workshop ‘Tijd voor… onze collega’ vertellen we hoe je wel prettig om kunt gaan met een collega die ziek is.

Niet alleen voor jou kan het lastig zijn als een zieke collega na (lange) afwezigheid weer gaat werken. Ook voor de zieke collega is het vaak spannend om terug te keren op de werkplek. Het zelfde geldt voor een collega die te maken heeft met iemand die overleden is.

Gezocht; steun van collega’s
Het ontbreken van steun van de collega’s en leidinggevende en onbegrip zijn twee belangrijke redenen waarom terugkerende collega’s met een ziekte uitvallen. En dat is juist net niet wat we willen! Met een beetje moeite kan ook jij je collega juist tot steun zijn.

Gevonden; steun van collega’s!
Tip; duik niet op de betreffende collega maar doe ook niet alsof er niets aan de hand is. Probeer een middenweg te vinden. Als je dat lastig vindt kan je natuurlijk altijd aan de betreffende collega vragen of hij of zij hulp wenst en zo ja welke; een luisterend oor, advies of misschien is er op dat moment alleen behoefte aan een bak koffie. Het is ook goed om als groep collega’s te spreken over de situatie.

Bedenk in ieder geval hoe je zelf zou willen dat je collega’s met je omgaan als je ziek zou zijn. Blijf je het lastig vinden om met je collega over de situatie te praten, dan is het goed om te zeggen dat je de situatie moeilijk vind. Het lucht je wellicht op en je hebt ook op jouw manier je betrokkenheid getoond.

Meer praktische ondersteuning en tip?
Wij komen graag bij jullie team langs om de vier uur durende workshop ‘Tijd voor… onze collega’ te geven. We geven jullie volop tips en gaan ook praktisch aan de slag met je eigen rol binnen de situatie. Klik hier voor meer info.

Communicatie, Leidinggeven, Team afspraken, Tips

Waarvoor gebruik jij je vergaderingen? Om poppetjes te tekenen op de achterkant van de notulen, om uit te rusten of probeer je er iets nuttigs van te maken? Neem eens de tijd om met je collega’s en leidinggevende bewust jullie vergadergewoontes onder de loep te nemen. Dat kan niet alleen vergadertijd schelen, de vergaderingen worden er voor jou ook nog eens zinvoller en inspirerender van!

Ben jij je ervan bewust hoeveel dagen (ja, dagen…) je per maand aan het vergaderen bent? En weet je ook hoeveel je kost als je aan de vergadertafel zit. Pak je rekenmachine er maar eens bij. Vermenigvuldig het aantal uur dat je vergaderd met je uurloon en je hebt al een aardige indicatie.

25% vergadertijd
Uit onderzoek blijkt dat we ongeveer 35 uur per maand besteden aan overleggen, vergaderingen en besprekingen, zowel formeel als informeel. Een snelle rekensom geeft dan aan dat we dus gemiddeld bijna één werkweek per maand bezig zijn om ‘te luisteren, praten en meedenken’. Dan mag je vergadering wel een zinvolle invulling hebben…, toch?

Pak je eigen verantwoordelijkheid
Bij ieder overleg waarbij je aanschuift ben jij mede verantwoordelijk voor een zinvolle en nuttige invulling. Dit is dus niet alleen de taak van de voorzitter!

Ook jij hebt een belangrijke rol bij de waardevolle besteding van de vergadertijd. Daarnaast heb je er ook zelf voor gekozen om die werktijd te besteden aan de vergadering en niet om iets anders te gaan doen. Nu hoor ik je al denken; “Ja, maar al mijn vergaderingen zijn verplicht. Ik moet dus wel gaan”.

Het is natuurlijk lekker makkelijk om in de slachtofferrol te duiken. Maar daar word je zelf niet vrolijk van, en je mede vergadergenoten en de voorzitter ook niet. Vandaar dat we je graag tips geven om bewuste keuzes te maken rondom het fenomeen vergaderen. Ga met elkaar het gesprek eens aan over onderstaande punten;

1. Zijn we nuttig bezig?
Je dient niet te vergaderen omdat het toevallig tijd is om te vergaderen! Sommige wekelijkse vergaderingen zijn ooit ingesteld vanwege een reële behoefte aan overleg, maar hebben hun nut verloren.

Het ter discussie stellen van de zin van sommige vergaderingen kan heel effectief zijn: vergaderen is een middel om tot beslissingen te komen, maar het is geen doel op zich. Vraag je kritisch af of een vergadering wel echt nodig is. Zo ja, draag dan ook serieus je steentje bij.

2. Hoe meer zielen, hoe meer vreugd?
Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen! Wees kritisch over wie jullie voor welk agendapunt uitnodigen.

Neem in overweging of het mogelijk is om zelf slechts een deel van de vergadering bij te wonen. Na afhandeling van één of meerdere agendapunten verdwijnen je van tafel. Dit druist misschien in tegen je natuurlijke gevoel van: waar je aan begint, dat moet je ook afmaken. Maar het werkt uiteindelijk veel effectiever. Je bent actief betrokken bij slechts één of enkele onderwerpen waardoor je niet hoeft in te dutten bij de bespreking van zaken waarmee je toch niets van doen hebt.

3. Hebben we alle tijd?
Is het je opgevallen dat vergaderingen in de regel uitlopen maar dat ze slechts zelden eerder eindigen dan de vastgestelde eindtijd? We kletsen de tijd namelijk toch wel vol, blijkt in de praktijk. Zet per te bespreken onderwerp eens een eierwekker en stop met praten over het onderwerp als de eierwekker afgaat. Zien wat er dan gebeurt.

4. ???
Laatste vraag. Waarom duren vergaderingen altijd één uur en beginnen ze altijd op het hele of halve uur. Wat is er mis met een vergadering die om 10.05 uur begint en om 10.58 uur stopt?!

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen en tips rondom vergaderen. Klik boven aan het artikel om een reactie achter te laten.

Meer prikkelende tips en eyeopeners over dit onderwerp? Die komen aan bod in de workshop ‘Tijd voor… een goede vergadering‘.

Leidinggeven, Team afspraken, Vergaderen

Zeg eens eerlijk; vind jij het lastig om werkzaamheden aan een ander over te dragen? Dan herken je je vast wel in één of meerdere van deze uitspraken;

Helaas… dit zijn allemaal smoesjes om niet te hoeven delegeren.

Motiverend delegeren
Als je onderstaande zes stappen aanhoudt dan zul je merken dat overdragen van werkzaamheden een stuk leuker wordt om te doen. En dat het ook voor de ander een uitdaging wordt om de werkzaamheden op te pakken.

1. Inventariseer wat je wilt overdragen
Als je op je werk werkzaamheden aan een ander wilt overdragen moet je wel weten waar het precies om gaat. En dan hebben we het over alle werkzaamheden. Houdt geen klusjes achter die je eigenlijk zelf veel te leuk vindt om te doen! Delegeer volledig of delegeer niet.

2. Inventariseer de randvoorwaarden
Bepaal welke benodigde kennis, vaardigheden en ervaring iemand nodig heeft om de werkzaamheden op te kunnen pakken. Hoeveel tijd, budget en menskracht is beschikbaar? Een andere belangrijke inschatting; wordt de taak op de persoon afgestemd of juist andersom.

3. Selecteer de juiste persoon
Wie wordt er gemotiveerd om met de werkzaamheden aan de slag te gaan? Het is ook goed om je vooraf af te vragen of deze persoon het werk erbij kan hebben of dat er eerst mogelijk aanpassingen gedaan moeten worden aan het huidige takenpakket. Ga ook na of iemand begeleiding of bijscholing nodig heeft.

4. Risicoanalyse
Stel dat het fout loopt, wat dan?

5. Overdrachtgesprek
De perfecte manier om gedelegeerde werkzaamheden te laten mislukken is om ze botweg zonder enige toelichting op het bureau van de ander te dumpen. We adviseren je onderstaande samen door te nemen:

• Waarom delegeer je en waarom juist aan die persoon.
• Wat zijn de nieuwe taken en je verwachtingen over de uitvoering daarvan.
• Geef aan waar welke verantwoordelijkheden liggen.
• Van welke faciliteiten kan gebruik gemaakt worden.
• Spreek je vertrouwen uit!

6. Evalueer
Check regelmatig hoe het ermee gaat en kijk achteraf samen terug op het verloop.

Blijk van waardering
Heb je je ooit gerealiseerd dat het overdragen van werkzaamheden aan een ander  eigenlijk een vorm van waardering naar de ander toe is…? Waarom breng je het dan ook niet zo!

Meer lezen
In de nieuwsbrief van oktober kun je meer lezen over delegeren. Zoals over de vraag of je anderen eigenlijk wel de ruimte wel geeft om taken op te pakken. En of je niet stiekem leuke werkzaamheden achter houdt als je delegeert. Beiden helpen immers niet echt om succesvol te delegeren. Klik hier om het artikel in de nieuwsbrief te lezen.

Actie; doen wat je wilt doen, Leidinggeven, Werkoverdracht