Je ‘to do’ of takenlijst lijkt niet het meest sexy onderwerp om aandacht aan te besteden. Ten onrechte! Een goede takenlijst zorgt voor minder stress, meer overzicht, pro actiever werken en meer werkplezier. Maar dan moet je wellicht wel eerst een paar (kleine) stappen nemen…

Hoeveel ‘to do’ lijsten heb jij?
Misschien heb je taken op verschillende papiertjes staan, of in een to do block, misschien in je digitale takenlijst, op geeltjes, in je telefoon of e-mail, in notulen? En vergeet vooral niet al die werkzaamheden die je nog wilt doen en die (continue) in je hoofd zitten.

Waarschijnlijk heb je zowel thuis als op het werk verschillende plekken waar je een overzicht bewaart van dingen die je nog wilt doen. Inventariseer om te beginnen eens hoeveel to do of takenlijsten je eigenlijk hebt. Schrik niet, het kunnen er zo meer dan acht (!) zijn…

Wat staat er nu op je takenlijst?
Heb jij ooit echt een kritische blik geworpen op je takenlijst? Nee (of als het alweer even gelden is dat je dit gedaan hebt); pak al je takenlijsten er dan bij. Kijk eens goed naar wat je ziet… Wat voor taken heb je erop staan. Hoe lang staan deze taken er al op. Motiveren de taken om je aan de slag te gaan. Weet je sowieso nog wat je bedoelde toen je de actie opschreef.

Mag ik een voorzichtige conclusie trekken?

Koester je takenlijst; het zorgt voor minder stress
Als je bovenstaande ziet is het tijd geworden om je takenlijst serieus te nemen, om het te zien als een waardevolle ondersteuning om meer proactief en met meer plezier te werken. Daarnaast kan het je een boel stress voorkomen.

Door op èèn vaste plek alles op te schijven wat je nog wilt doen houd je overzicht en voorkom je dat je hoofd overloopt met losse eindjes. Maar, hoe vul je je takenlijst nu zo dat je er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaat?

Deel projecten op in kleine acties
Als jij op je takenlijst hebt staan ‘woonkamer verven’, hoe groot is dan de kans dat jij op zaterdagmiddag eens lekker aan deze taak gaat beginnen? Wellicht niet zo groot. Het verven van de woonkamer is namelijk een project, die je alleen kunt realiseren door het uitvoeren van kleinere acties.

Het is de kunst om juist die kleine (deel)taken op je takenlijst te zetten. Zoals ‘muurverf halen bij de schilder’ en ‘Peter bellen om te helpen met verven’. Dit zijn kleine overzichtelijke klussen die duidelijk aangeven wat je moet doen. Deel een grote klus dus op in kleine, behapbare, onderdelen.

Vage acties voer je niet uit, concrete wel
‘Workshop organiseren’ is een actie die te vaag omschreven is waardoor het teveel (denk)werk kost om even op te pakken. Zeker als er nog andere dingen zijn die je op wilt pakken zal het niet je voorkeur hebben om met een ‘vage actie’ aan de slag te gaan. Schijf voor jezelf dus helder op wat je moet doen.

Nooit je deadline meer vergeten!
Aan jou is de keuze of je èèn to do lijst hebt op papier, of digitaal. Kies wat jij prettig vindt werken. Groot voordeel van de digitale takenlijst in Outlook / Lotus Notes is dat je kunt werken met een einddatum. Die je niet zelf in de gaten hoeft te houden. Vooraf kun je aangeven wanneer je met de taak aan de slag wilt. Het systeem geeft dan op het door jou gekozen tijdstip een herinnering. Zie het maar als je gratis digitale privé secretaresse die je zekere helpt om je hoofd leeg te houden!

Kies je overigens voor een papieren takenlijst, dan mag die best leuk uit zien.

Natuurlijk kunnen we je nog meer praktische tips rondom het plannen van je werkzaamheden of het toepassen van Outlook mogelijkheden geven tijdens onze workshops en individuele coaching.

Actie; doen wat je wilt doen, Algemeen, Plannen, Rust in je hoofd

Heb je het gevoel dat je zelf maar beperkte keuzes kunt maken in je (werk)leven? Dat veel dingen je overkomen zonder dat je er zelf veel invloed op kunt uitoefenen? Dan gaan we je uit deze benauwde situatie bevrijden; je hebt vaak namelijk meer mogelijkheden om te sturen dan je wellicht denkt. Geef energie aan je eigen leven!

De lente komt er bijna aan. De ene persoon kijkt ernaar uit, de andere wil graag nog een keer op de schaatsen staan. Wat je voorkeur ook is, je hebt geen invloed op de weersverwachtingen. Over een heleboel andere dingen echter wel.

We kunnen vaak meer invloed uitoefenen dan we denken. In plaats daarvan zijn we geneigd de omgeving de schuld te geven van dingen. Je moet overwerken omdat je collega’s te laat stukken hebben aangeleverd waar jij verder mee moet. Of je vindt je baan niet meer zo leuk nu je leidinggevende je taken gewijzigd heeft. Of … (vul zelf maar in)… Dit kan je sterk het gevoel geven dat situaties je overkomen zonder dat je er zelf invloed op kunt uitoefenen.

Waarom de ander het niet doet
Dingen zullen je ook blijven overkomen als je zelf niet in actie komt. Als we beschuldigend naar van alles om ons heen wijzen, manoeuvreren we ons zelf eigenlijk in een slachtofferrol. Denk niet: waarom doet de ander het niet? Je bent zelf namelijk verantwoordelijk. Op het moment dat je jezelf dit realiseert blijk je ineens vanuit de slachtofferrol naar de regie rol te kunnen stappen.

Zoek naar hoe dingen anders kunnen
Sterker nog; jij bent juist diegene die voor veranderingen in je eigen (werk)leven kunt zorgen. Wil je iets anders, zoek dan zelf naar mogelijkheden. Wereldvrede ga je niet in je eentje realiseren, maar de toiletjuffrouw met respect benaderen is een eerste bijdrage. Zoek naar hoe dingen anders kunnen, zoek naar hoe je problemen kunt oplossen zonder ze te laten voor wat het is. Pak zelf de regie over wat jij belangrijk vindt!

Je kunt vaak zelf iets doen
Leveren je collega’s regelmatig laat de stukken aan, ga dan na wat je hier zelf aan kunt doen. Het ruim van te voren attenderen van je collega’s op de naderende deadline is één van de wellicht vele opties. En zijn je taken gewijzigd en vind je het nu minder leuk, wat zou je dan allemaal kunnen ondernemen om hier verandering in te brengen?

Energiek aan de slag!
Natuurlijk blijven er altijd dingen waar je geen invloed op kunt uitoefenen. Dingen die buiten je macht of invloed liggen. Besteed daar dan ook niet teveel tijd aan, dat levert je alleen maar een verlies aan energie op. Maar ga wel aan de slag met dingen die je nu tegen je zin doet of die niet lekker lopen. Bepaal waar jij voor staat en ga op zoek naar mogelijkheden. Zeker weten dat je daar een hoop energie voor terug krijgt!

Actie; doen wat je wilt doen, Algemeen, Rust in je hoofd, Tips