Hoe je door het opdelen van een grote klus in kleinere werkzaamheden je doel makkelijker kunt bereiken.

Je kent het wel; je loopt tegen een deadline aan of je zou eigenlijk aan die ene grote klus moeten beginnen, maar je komt er maar niet toe.

Dus blok je vier uur in je agenda om er echt overmorgen aan te beginnen. Maar ja, op de bewuste dag komen er allemaal dingen voorbij die toch echt eerst moeten. En weer kom je niet toe aan het oppakken van die ene klus.

Hoe dat komt? De tijdsreservering die je nu hebt gemaakt is veel te groot. Of je project is in zijn totaliteit teveel omvattend. Hierdoor leg je voor jezelf de drempel hoog om de eerste stap te zetten om ook echt aan de slag te gaan.

Taken opdelen
Het geheim om wel in actie te komen; deel een grote klus op kleine werkzaamheden. Met andere woorden; hak je project in kleine stukken. Dus blok geen vier uur om aan de slag te gaan met het schrijven van een rapport, maar reserveer een half uur in je agenda om de benodigde cijfers te verzamelen. Of zoek dagelijks één ordner uit als je je werkplek wilt uitmesten.

Voor mensen die graag visualiseren; zie je gehele project als een complete pizza. Die eet je ook niet in een keer op maar snij je eerst in punten. In dit geval staat iedere pizzapunt voor een afzonderlijk onderdeel van je totale project. Eet je pizza vervolgens punt voor punt.

De smaak te pakken
De kans dat je aan een kleine taak begint is vele malen groter. En, hoe denk je dat je jezelf voelt als je deze werkzaamheden hebt afgerond? Dat smaakt wellicht naar meer! Wat wordt jouw eerste (kleine) stap…?

Actie; doen wat je wilt doen, Plannen

Pak direct je mobieltje of camera en leg je eigen werkplek vast. Wie weet win jij daarmee een gratis exemplaar van het boek ‘Meer plezier door slimmer werken’!

Maak een foto van de omgeving waar je werkt (en dat hoeft echt niet je bureau te zijn, want waar kun je nu eigenlijk niet werken?) en maak kans op een gratis exemplaar van het inspiratieboekje ‘Meer plezier door slimmer werken’.

Mail je foto direct naar info@zoontraining.nl Een collage van de foto’s kun je binnenkort terug zien in de nieuwsbrief!

Je kunt overigens alleen deelnemen als je onze gratis maandelijkse nieuwsbrief ontvangt. Meld je dus meteen even aan voor regelmatig sprankelende tips, inzichten en vaardigheden!

Win je niet? Dan kun je het boekje natuurlijk ook zelf bestellen of doorbladeren.

Algemeen

Als jij je werkdagen doorbrengt aan een bureau waarop verschillende stapeltjes werk liggen (zodat je ze niet vergeet), als je laden lijken op een omgekiepte papierpak doordat niets is gelabeld of als je werkplek een zonnige kleur heeft vanwege alle geeltjes, dan zou het zomaar kunnen dat je je gevangen voelt tussen, letterlijk, stapels werk.

Tijd dus voor een opruim sessie!

Kijk voor je dit artikel verder leest eens rond op de plek waar je nu zit… Nee, kijk niet even vluchtig rond maar kijk eens ècht naar wat je ziet. Wat zie je op je bureau, in je kast of laden, op de grond, aan het prikboord en op allerlei plekken waar om wat voor reden dan ook spullen zijn beland. Ziet het er allemaal zo uit dat je er graag werkzaam bent? Weet je überhaupt dat de dingen om je heen staan die je ziet?

Gevangen tussen het werk
We denken dat we geen last hebben van al die ‘troep’ om ons heen, maar helaas, onze hersenen registreren iedere keer onbewust ieder item die het ziet. En dat zorgt voor onrust. Het is dan ook niet voor niets dat we tijdens de individuele coaching bij onze workshop ‘Hard werken achter een opgeruimd bureau’ vaak te horen krijgen “Ik dacht dat ik geen last had van de rommel, maar nu ik opgeruimd en gestructureerd heb merk ik pas hoeveel het me oplucht om die ballast kwijt te zijn en weer overzicht te hebben”.

Oplossing; opruimen!
Er is slechts één remedie om vrijheid te krijgen; neem je werkplek onder handen. Zowel op het werk als thuis. Ga alles af om te kijken of er dingen zijn die er niet permanent thuis horen. Ruim die op of gooi ze direct weg. Stap overigens niet in de valkuil om in een middag de hele ruimte op te willen ruimen, de kans dat je na een paar uurtjes geen zin mee hebt is groot en wat dan achter blijft is wellicht een nog grotere chaos. Met iedere dag een plank of een la opruimen kom je uiteindelijk ook tot een opgeruimde werkomgeving.

Organiseer je werkplek
We hebben oneindig veel tips voor je om je werkplek te organiseren. Onderstaand een paar tips die je direct zelf kan toepassen

• Zorg ervoor dat alles waar je nog wat moet, zich op één vaste plek bevind. Bijvoorbeeld in een hangmap of werkbak. Voorkom dat je lopend werk op verschillende plekken verzameld, het komt het hebben van overzicht niet ten goede.
• Wacht je nog op een reactie van een ander? Maak een ‘afwachten’ bak aan en verzamel daarin alle acties die je bij anderen uit hebt staan. Liefst met een herinnering in je takenlijst zodat je je afwachten actie niet kunt vergeten!
• Maak voor ieder overleg dat je hebt een aparte insteekhoes of map (met daarop een passend label!) waarin je in de aanloop naar het overleg alle stukken bewaart die je dan wilt bespreken. Als het overleg is, hoef je alleen maar de map op te pakken en je hebt meteen alles bij de hand wat je wilt bespreken.
• Voorzie alle mappen en bakken van een naam.
• Verzamel alle stukken die je wilt lezen in je ‘lezen’ bak. Dit kan een fysieke bak zijn voor papieren stukken of een map in je inbox voor je digitale leesvoer. In een verloren half uurtje kun je zo makkelijk in één keer alle nog te lezen stukken doornemen.

Meer tips?
Veel meer tips en een helpende hand kunnen we ook jou bieden met een paar uurtjes individuele coaching op je eigen werkplek! We gaan samen aan de slag met opruimen en organiseren van je werkomgeving. Zodat je harder kunt werken achter een opgeruimd bureau…

Oh ja, in ons inspiratieboekje kom je een letterlijke vertaling tegen van je als een vis in het water voelen tussen je stapels papier…

Organizing, Thuiswerkplek, Tips

Allemaal hebben we het wel eens; je voelt de hete adem van je leidinggevende in je nek of je hebt jezelf onder tijdsdruk gezet. En dus moet je keihard werken om die ene deadline te halen. Maar, waarom doen we onszelf dit aan? Kan het ook anders? Misschien helpen wat Afrikaanse inzichten om zo nu en dan te relativeren.

Geen klok, geen papieren- of digitale agenda. Op het Afrikaanse continent hebben ze een hele andere perceptie bij het verstrijken van de tijd. Zo vroeg ik op het platteland een klein ventje naar zijn leeftijd. ‘Veertien’ zei hij stellig. Gezien zijn postuur leek me dat een beetje oud, maar zijn vriendjes bevestigden het. ‘Ja hoor, hij is echt veertien. We hebben net voor de veertiende keer geoogst.’ Later hoorde ik dat de boeren in dat gebied twee keer oogsten in wat wij een jaar noemen.

Mooie dag
Leven zonder tijd maar op het ritme van de opkomende en ondergaande zon lijkt misschien heerlijk. Weg werkdruk, spanning en stress. Maar dat is natuurlijk zeker niet altijd het geval. Veel mensen zijn dagelijks heel hard bezig met het leven, door proberen te overleven. Familieleden en vee hebben immers eten en drinken nodig, en dat is niet altijd vanzelfsprekend voorradig. Een mama die ’s avonds tevreden voor haar lemen huis leek te zitten vroeg ik of ze een goede dag had gehad. ‘Maar natuurlijk, vandaag hebben we allemaal gegeten en er is niemand overleden…’

Relativeren
Ik vertel dit verhaal vaker aan mensen en meestal maakt het antwoord van deze dame aardige indruk. Mij helpt het de waan van alledag een beetje te relativeren. Want, wat gebeurt er werkelijk als je je klus een dag later afrond? Of als je een kwartier later op je afspraak komt.

Bepaal zelf
Natuurlijk, afspraken zijn er om na te komen. Maar aangezien we de meeste afspraken als mens zelf hebben gemaakt, kunnen we ook kritisch kijken naar de haalbaarheid. Hiermee wil ik absoluut niet stimuleren om ‘maar wat te doen wanneer het je uitkomt’. Maar wel om te bepalen wat op dat moment echt belangrijk (voor je) is. Is die afspraak echt zo urgent dat je je er helemaal voor over de kop moet werken? Of is het morgen ook een mooie dag om ermee verder te gaan?

Aan jou de keuze…

Actie; doen wat je wilt doen, Plannen, Rust in je hoofd, Tips