Je eigen gedachten; ze maken je tot een succes of ze werken je juist tegen. Wist je dat? Verstandig dus om eens aandacht te besteden aan je denken!

Want je manier van denken en fantaseren kunnen een belangrijke oorzaak zijn waarom je minder presteert of niet de dingen oppakt waarmee je aan de slag wilt. Lees dus zeker verder als je opziet tegen sommige klussen of als je je afvraagt waarom bepaalde dingen niet willen lukken.

Je bent je vaak niet bewust van wat je denkt omdat denken min of meer automatisch gaat. En dat is meestal prima. Dit is niet het geval als je irrationele gedachten hebt die ervoor zorgen dat je niet doet wat je wel zou willen doen. Je gedachten belemmeren je dan om bepaalde acties te nemen. Nu wordt het wel belangrijk om bewust na te gaan wat er in je omging voor of tijdens de situatie die jij lastig vindt. Want blijf je nu op de automatische piloot verder gaan, dan blijf je ook steeds in dezelfde valkuil stappen.

Automatische gedachten
‘Het zijn niet de problemen zelf die het ons zo moeilijk maken, maar de manier waarop we tegen deze problemen aankijken,’ aldus Epictetus. Een voorbeeld. Je hebt bovenaan op je takenlijstje staan dat je nu toch echt eens moet beginnen om mogelijk nieuwe klanten te bellen. Je hebt het een paar keer geprobeerd maar dat leverde niets op. Niet echt motiverend, dus schuif je de bel-actie voor je uit. Dit is een prima situatie om eens na te gaan waarom je het lastig vindt om te bellen, en dat kan van alles zijn. Zoals:

1. ‘Ik ben anderen vast tot last als ik ze ongevraagd bel’.
2. ‘Ze zitten vast niet op mijn product te wachten.’
3. ‘Ik weet niet of ik goed uit mijn woorden kan komen, dat staat niet professioneel.’

Stap één: opsporen
De drie voorbeelden van hierboven zijn allemaal gedachten. Helpen deze gedachten je om over te gaan tot actie, of juist niet? Inderdaad, dit zijn allemaal belemmerende gedachten die, zolang ze in jouw hoofd blijven zitten, er zeker niet voor gaan zorgen dat je onbekommerd de telefoon pakt. Je hebt nu een belangrijke eerste stap gezet: het opsporen van belemmerende gedachten.

Stap twee: checken
De volgende stap is om het toetsten van de rationaliteit van je gedachten. Je kunt hiervoor een aantal technieken gebruiken: feitelijkheidsvragen – Klopt hetgene wat je denkt met de feiten?, logische vragen – Is het logisch wat je denkt? en doelmatigheidsvragen – Helpen deze gedachten om je doelen te bereiken?
Als je nu gedachte ‘1’ toetst, klopt die dan? Weet je bij voorbaat 100% zeker dat je iemand altijd tot last bent als je belt? Het helpt om de check een beetje te overdrijven of zwaar aan te zetten zodat je een en ander nog scherper krijgt. In dit geval zal het antwoord ‘nee’ zijn; je weet van te voren niet of je wel of niet gelegen belt. Met dit antwoord kun je constateren dat je gedachte dus niet klopt.

Stap drie: omzetten
Je bent tot de conclusie gekomen dat je gedachten niet kloppen. Dat zorgt er alleen nog niet voor dat je nu ineens wel actie gaat ondernemen. Je volgende stap is namelijk om in plaats van de belemmerende gedachte een ‘helpende gedachten’ in te zetten. Eentje die het je makkelijker maakt om wel te bellen. Enig idee wat zo’n gedachte zou kunnen zijn? Ik geef je een paar ideeën;

• Misschien bel ik wel net op het juiste moment!
• Ik heb een goed product wat zeker de moeite waard is.
• Ik weet waarover ik het heb.

Stap vier: doen!
Als je nu deze gedachten checkt, zijn die dan helpend en realistisch? En denk je, dat als je in staat bent om met deze gedachten aan de slag te gaan, het makkelijker gaat om de hoorn te pakken?

Check dus eens in lastige situaties wat je denkt en kijk of deze gedachte klopt of helpt. Zo niet, probeer je gedachten om te zetten in gedachten die je helpen zodat je dingen doet die je wilt doen. Het wil uiteraard niet altijd zeggen dat je met helpende gedachten alles voor elkaar krijgt. Maar ook hierin kun je realistisch denken; ‘het hoeft niet altijd te lukken, als ik het maar wel geprobeerd heb’.

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Communicatie, Rust in je hoofd, Uitstelgedrag

Multitasken… Kunnen we het nu wel of niet? En is het erg als blijkt dat we er helemaal niet goed in zijn of zijn er andere manieren om sneller en secuurder te werken?

Bas van Dalen heeft Zoo’n Training in zijn radio ochtendprogramma op KinkFM geïnterviewd over dit onderwerp. Als je luistert weet je precies hoe je zelf slimmer en met meer plezier kunt werken (en het zal je niet verbazen; dat is juist niet door te multitasken)!

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Iets om je bewust van je zijn, en wat je helemaal zelf in de hand hebt; de lengte van je emails. De hoeveelheid woorden die je in je eigen email gebruikt is namelijk bepalend voor de hoeveelheid berichten die je vervolgens terug krijgt. Zijn je berichten te lang of te kort, dan roepen ze alleen maar vragen op. Zorg dus voor de juiste lengte!

Voor een groot gedeelte creëer je zelf een uitpuilende inbox. Als je onduidelijke berichten verstuurt dan gaan anderen je juist mailen om je om duidelijkheid te vragen. Stuur dus niet ‘even snel’ een berichtje maar maak er ook geen boekwerk van. Denk voor het versturen even goed na over de inhoud van je bericht; is het duidelijk wat je wilt vertellen, geef je duidelijk antwoord op de vraag of is duidelijk wat je van de ander verwacht?

Te kort
Stel, in je inbox verschijnt het volgende bericht: ‘Heb je berichtje gelezen’. Kun je hier dan iets mee? Bij mij komen er alleen maar vragen naar boven; is er ook iets gedaan met mijn bericht, zijn er nog vragen over, … En dus stuur ik een email terug om te vragen om verduidelijking. Anders zou het zijn als het bericht de boodschap ‘Ik heb je bericht afgehandeld’ bevat. Helder, toch?

Korte berichten zijn dus niet per definitie verkeerd. Zorg er alleen wel voor dat ze relevante informatie bevatten.

Te lang
Volgens de etiquette dient een email er hetzelfde uit te zien als een brief; aanhef, drie alinea’s (inleiding, uitschrijven onderwerp, wat verwacht je van de ander) en afsluiting. Mijn ervaring is ook dat dit een hele heldere manier van communiceren is. Echter, hoe kernachtiger je je bericht weet te formuleren, hoe groter de kans is dat de ander ermee aan de slag gaat en je van een reactie voorziet. Grote stukken tekst worden vaak niet helemaal gelezen. Wil je veel info kwijt, dan kun je beter doorverwijzen naar een bijlage. Nog beter; loop even langs of bel om je verhaal toe te lichten.

Tip
Snel een kort berichtje aan iemand sturen (omdat de lunch klaar staat, omdat je later bent)? Tik dan alleen tekst in de onderwerpregel en begin die met een *. Dan weet de ander dat er geen tekst in de email zelf staat. *Wel zo makkelijk en snel!

Schrijf je in!
Outlook vóór je laten werken en niet tegen je? Volg onze workshop op woensdagavond 7 december 2011!

Bertine Communicatie, E-mail / Outlook, Team afspraken, Tips

Je hoeft niet alles zelf te doen. Omdat je simpelweg niet altijd alles zelf kunt oppakken. En soms kan een ander het eigenlijk veel beter dan dat jij het kunt. Delegeren, van je boekhouding tot de vraag of iemand mee wil denken, is lastig. Maar, het valt makkelijk te leren. En ja, dit geldt ook voor mensen die het gevoel hebben dat ze het beter zelf kunnen doen, omdat het dan sneller en misschien ook wel beter zou gaan…

Je kunt legio redenen verzinnen waarom jij niet aan delegeren zou moeten doen. Maar… dat betekent wel dat al het werk op jouw schouders rust. En dat je wellicht niet toekomt aan die dingen waar je zelf goed in bent of de dingen die van je verwacht worden.

Eigen wijs
Onder het mom van ‘ik wil alles zelf doen en leren, dan weet ik waar ik het over heb’ houden veel mensen werkzaamheden bij zichzelf. Soms kun je ook niet intern delegeren, bijvoorbeeld als je geen samenwerkingspartners hebt. Heb je die wel, dan kan je de ander juist tekort doen als je geen gebruik maakt van zijn of haar kennis en vaardigheden. Daarnaast geef je de ander ook niet de mogelijkheid om misschien zelfs wel beter te worden in het uitvoeren van de betreffende werkzaamheden als jij alles oppakt. Geef mensen dus de ruimte om aan de slag te gaan met bepaalde werkzaamheden. En laat die persoon het dan doen op zijn of haar eigen manier. Want wie zegt dat alleen jouw werkwijze de beste is?!

Niet alleen het werk overdragen, ook de verantwoordelijkheid
Misschien voel je je ook wel schuldig als je iemand anders met een klus opzadelt. Het is inderdaad ook niet leuk om werkzaamheden te krijgen zonder dat je vervolgens ook de verantwoordelijkheid krijgt overgedragen. Als je wel op een project wordt gezet maar je mag vervolgens alleen doen wat anderen je opdragen, dan voelt het gedelegeerd krijgen van deze werkzaamheden misschien zelfs wel als een straf. Delegeer dus niet alleen een taak, geef de ander daar ook meteen autoriteit over. Daarmee verlies je overigens niet je eigen verantwoordelijkheid! Zorg er ook voor dat je de werkzaamheden helemaal overdraagt aan de ander. Houdt geen deeltaken voor jezelf achter alleen maar omdat je het zelf leuk vindt om te doen.

Hoe delegeren leuk wordt
Wil je weloverwogen delegeren? Dan helpen onderstaande vijf stappen je daarbij:

1. Breng het te delegeren takenpakket in kaart
Bepaald wat de werkzaamheden zijn die je aan de ander wilt overdragen. Of welke juist niet. Bepaald daarbij welke kennis nodig is om de werkzaamheden op te pakken, welke vaardigheden en ervaring gewenst is, de beschikbare tijd en je beschikbare budget.

2. Selecteer de juiste persoon om te delegeren
Bepaal aan de hand van je geselecteerde criteria welk persoon of welk bedrijf in aanmerking komt om je werkzaamheden aan over te dragen.

3. Risico analyse
Stel dat het fout gaat, wat dan? Schat van te voren het risico in van dingen die niet gaan zoals ze zouden moeten gaan. Zijn deze risico’s aanvaardbaar, of niet?

4. Delegatiegesprek
De perfecte manier om gedelegeerde werkzaamheden te laten mislukken is om ze botweg zonder enige toelichting bij de ander te dumpen. Neem de tijd om werkzaamheden over te dragen en bespreek onderstaande items;

• • Wat de reden is dat je delegeert en waarom je juist aan deze partij delegeert.
  • Duidelijk uitleggen wat de werkzaamheden zijn en wat je verwachtingen over het uitvoeren daarvan zijn.
  • Welke faciliteiten er beschikbaar zijn of van welke faciliteiten kan men gebruik maken.
  • Heel belangrijk is het aangeven van de kaders en de verantwoordelijkheden waarmee de taken gedelegeerd gaan worden. Geef ook aan in welke mate en op welke wijze jullie elkaar inlichten over de voortgang en eventueel controle van de uitgevoerde werkzaamheden.
  • Spreek je vertrouwen uit en maak een vervolg afspraak om het ingeslagen traject te monitoren en eventueel bij te sturen.

5. Evaluatie
Laat eea niet rustig op zijn beloop! Evalueer tussentijds en bij de afronding van de werkzaamheden.

Kostenplaatje
Ben je ondernemer en schakel je een bedrijf in om werkzaamheden voor je te doen, dan hangt daar uiteraard een prijskaartje aan. Als dit je afschrikt kun je voor jezelf een berekening maken. Hoeveel tijd zou jij kwijt zijn met die klus (de ervaring leert dat je 1,5 keer meer tijd kwijt bent aan werkzaamheden dan je van te voren inschatte!) en vermenigvuldig dit met je eigen uurtarief. Nu weet je wat je zelf kost. Kijk vervolgens wat het je zou opleveren als je deze tijd had besteed aan je klanten of je product? Kijk hoe de kosten en baten zich verhouden en trek je conclusies!

Bertine Communicatie, Delegeren, Leidinggeven, Werkoverdracht