Allemaal hebben we het wel eens; je voelt de hete adem van je leidinggevende in je nek of je hebt jezelf onder tijdsdruk gezet. En dus moet je keihard werken om die ene deadline te halen. Maar, waarom doen we onszelf dit aan? Kan het ook anders? Misschien helpen wat Afrikaanse inzichten om zo nu en dan te relativeren.

Geen klok, geen papieren- of digitale agenda. Op het Afrikaanse continent hebben ze een hele andere perceptie bij het verstrijken van de tijd. Zo vroeg ik op het platteland een klein ventje naar zijn leeftijd. ‘Veertien’ zei hij stellig. Gezien zijn postuur leek me dat een beetje oud, maar zijn vriendjes bevestigden het. ‘Ja hoor, hij is echt veertien. We hebben net voor de veertiende keer geoogst.’ Later hoorde ik dat de boeren in dat gebied twee keer oogsten in wat wij een jaar noemen.

Mooie dag
Leven zonder tijd maar op het ritme van de opkomende en ondergaande zon lijkt misschien heerlijk. Weg werkdruk, spanning en stress. Maar dat is natuurlijk zeker niet altijd het geval. Veel mensen zijn dagelijks heel hard bezig met het leven, door proberen te overleven. Familieleden en vee hebben immers eten en drinken nodig, en dat is niet altijd vanzelfsprekend voorradig. Een mama die ’s avonds tevreden voor haar lemen huis leek te zitten vroeg ik of ze een goede dag had gehad. ‘Maar natuurlijk, vandaag hebben we allemaal gegeten en er is niemand overleden…’

Relativeren
Ik vertel dit verhaal vaker aan mensen en meestal maakt het antwoord van deze dame aardige indruk. Mij helpt het de waan van alledag een beetje te relativeren. Want, wat gebeurt er werkelijk als je je klus een dag later afrond? Of als je een kwartier later op je afspraak komt.

Bepaal zelf
Natuurlijk, afspraken zijn er om na te komen. Maar aangezien we de meeste afspraken als mens zelf hebben gemaakt, kunnen we ook kritisch kijken naar de haalbaarheid. Hiermee wil ik absoluut niet stimuleren om ‘maar wat te doen wanneer het je uitkomt’. Maar wel om te bepalen wat op dat moment echt belangrijk (voor je) is. Is die afspraak echt zo urgent dat je je er helemaal voor over de kop moet werken? Of is het morgen ook een mooie dag om ermee verder te gaan?

Aan jou de keuze…

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Je eigen gedachten; ze maken je tot een succes of ze werken je juist tegen. Wist je dat? Verstandig dus om eens aandacht te besteden aan je denken!

Want je manier van denken en fantaseren kunnen een belangrijke oorzaak zijn waarom je minder presteert of niet de dingen oppakt waarmee je aan de slag wilt. Lees dus zeker verder als je opziet tegen sommige klussen of als je je afvraagt waarom bepaalde dingen niet willen lukken.

Je bent je vaak niet bewust van wat je denkt omdat denken min of meer automatisch gaat. En dat is meestal prima. Dit is niet het geval als je irrationele gedachten hebt die ervoor zorgen dat je niet doet wat je wel zou willen doen. Je gedachten belemmeren je dan om bepaalde acties te nemen. Nu wordt het wel belangrijk om bewust na te gaan wat er in je omging voor of tijdens de situatie die jij lastig vindt. Want blijf je nu op de automatische piloot verder gaan, dan blijf je ook steeds in dezelfde valkuil stappen.

Automatische gedachten
‘Het zijn niet de problemen zelf die het ons zo moeilijk maken, maar de manier waarop we tegen deze problemen aankijken,’ aldus Epictetus. Een voorbeeld. Je hebt bovenaan op je takenlijstje staan dat je nu toch echt eens moet beginnen om mogelijk nieuwe klanten te bellen. Je hebt het een paar keer geprobeerd maar dat leverde niets op. Niet echt motiverend, dus schuif je de bel-actie voor je uit. Dit is een prima situatie om eens na te gaan waarom je het lastig vindt om te bellen, en dat kan van alles zijn. Zoals:

1. ‘Ik ben anderen vast tot last als ik ze ongevraagd bel’.
2. ‘Ze zitten vast niet op mijn product te wachten.’
3. ‘Ik weet niet of ik goed uit mijn woorden kan komen, dat staat niet professioneel.’

Stap één: opsporen
De drie voorbeelden van hierboven zijn allemaal gedachten. Helpen deze gedachten je om over te gaan tot actie, of juist niet? Inderdaad, dit zijn allemaal belemmerende gedachten die, zolang ze in jouw hoofd blijven zitten, er zeker niet voor gaan zorgen dat je onbekommerd de telefoon pakt. Je hebt nu een belangrijke eerste stap gezet: het opsporen van belemmerende gedachten.

Stap twee: checken
De volgende stap is om het toetsten van de rationaliteit van je gedachten. Je kunt hiervoor een aantal technieken gebruiken: feitelijkheidsvragen – Klopt hetgene wat je denkt met de feiten?, logische vragen – Is het logisch wat je denkt? en doelmatigheidsvragen – Helpen deze gedachten om je doelen te bereiken?
Als je nu gedachte ‘1’ toetst, klopt die dan? Weet je bij voorbaat 100% zeker dat je iemand altijd tot last bent als je belt? Het helpt om de check een beetje te overdrijven of zwaar aan te zetten zodat je een en ander nog scherper krijgt. In dit geval zal het antwoord ‘nee’ zijn; je weet van te voren niet of je wel of niet gelegen belt. Met dit antwoord kun je constateren dat je gedachte dus niet klopt.

Stap drie: omzetten
Je bent tot de conclusie gekomen dat je gedachten niet kloppen. Dat zorgt er alleen nog niet voor dat je nu ineens wel actie gaat ondernemen. Je volgende stap is namelijk om in plaats van de belemmerende gedachte een ‘helpende gedachten’ in te zetten. Eentje die het je makkelijker maakt om wel te bellen. Enig idee wat zo’n gedachte zou kunnen zijn? Ik geef je een paar ideeën;

• Misschien bel ik wel net op het juiste moment!
• Ik heb een goed product wat zeker de moeite waard is.
• Ik weet waarover ik het heb.

Stap vier: doen!
Als je nu deze gedachten checkt, zijn die dan helpend en realistisch? En denk je, dat als je in staat bent om met deze gedachten aan de slag te gaan, het makkelijker gaat om de hoorn te pakken?

Check dus eens in lastige situaties wat je denkt en kijk of deze gedachte klopt of helpt. Zo niet, probeer je gedachten om te zetten in gedachten die je helpen zodat je dingen doet die je wilt doen. Het wil uiteraard niet altijd zeggen dat je met helpende gedachten alles voor elkaar krijgt. Maar ook hierin kun je realistisch denken; ‘het hoeft niet altijd te lukken, als ik het maar wel geprobeerd heb’.

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Communicatie, Rust in je hoofd, Uitstelgedrag

Multitasken… Kunnen we het nu wel of niet? En is het erg als blijkt dat we er helemaal niet goed in zijn of zijn er andere manieren om sneller en secuurder te werken?

Bas van Dalen heeft Zoo’n Training in zijn radio ochtendprogramma op KinkFM geïnterviewd over dit onderwerp. Als je luistert weet je precies hoe je zelf slimmer en met meer plezier kunt werken (en het zal je niet verbazen; dat is juist niet door te multitasken)!

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Organizing, Plannen, Rust in je hoofd, Tips

Iets om je bewust van je zijn, en wat je helemaal zelf in de hand hebt; de lengte van je emails. De hoeveelheid woorden die je in je eigen email gebruikt is namelijk bepalend voor de hoeveelheid berichten die je vervolgens terug krijgt. Zijn je berichten te lang of te kort, dan roepen ze alleen maar vragen op. Zorg dus voor de juiste lengte!

Voor een groot gedeelte creëer je zelf een uitpuilende inbox. Als je onduidelijke berichten verstuurt dan gaan anderen je juist mailen om je om duidelijkheid te vragen. Stuur dus niet ‘even snel’ een berichtje maar maak er ook geen boekwerk van. Denk voor het versturen even goed na over de inhoud van je bericht; is het duidelijk wat je wilt vertellen, geef je duidelijk antwoord op de vraag of is duidelijk wat je van de ander verwacht?

Te kort
Stel, in je inbox verschijnt het volgende bericht: ‘Heb je berichtje gelezen’. Kun je hier dan iets mee? Bij mij komen er alleen maar vragen naar boven; is er ook iets gedaan met mijn bericht, zijn er nog vragen over, … En dus stuur ik een email terug om te vragen om verduidelijking. Anders zou het zijn als het bericht de boodschap ‘Ik heb je bericht afgehandeld’ bevat. Helder, toch?

Korte berichten zijn dus niet per definitie verkeerd. Zorg er alleen wel voor dat ze relevante informatie bevatten.

Te lang
Volgens de etiquette dient een email er hetzelfde uit te zien als een brief; aanhef, drie alinea’s (inleiding, uitschrijven onderwerp, wat verwacht je van de ander) en afsluiting. Mijn ervaring is ook dat dit een hele heldere manier van communiceren is. Echter, hoe kernachtiger je je bericht weet te formuleren, hoe groter de kans is dat de ander ermee aan de slag gaat en je van een reactie voorziet. Grote stukken tekst worden vaak niet helemaal gelezen. Wil je veel info kwijt, dan kun je beter doorverwijzen naar een bijlage. Nog beter; loop even langs of bel om je verhaal toe te lichten.

Tip
Snel een kort berichtje aan iemand sturen (omdat de lunch klaar staat, omdat je later bent)? Tik dan alleen tekst in de onderwerpregel en begin die met een *. Dan weet de ander dat er geen tekst in de email zelf staat. *Wel zo makkelijk en snel!

Schrijf je in!
Outlook vóór je laten werken en niet tegen je? Volg onze workshop op woensdagavond 7 december 2011!

Bertine Communicatie, E-mail / Outlook, Team afspraken, Tips