Je ‘to do’ of takenlijst lijkt niet het meest sexy onderwerp om aandacht aan te besteden. Ten onrechte! Een goede takenlijst zorgt voor minder stress, meer overzicht, pro actiever werken en meer werkplezier. Maar dan moet je wellicht wel eerst een paar (kleine) stappen nemen…

Hoeveel ‘to do’ lijsten heb jij?
Misschien heb je taken op verschillende papiertjes staan, of in een to do block, misschien in je digitale takenlijst, op geeltjes, in je telefoon of e-mail, in notulen? En vergeet vooral niet al die werkzaamheden die je nog wilt doen en die (continue) in je hoofd zitten.

Waarschijnlijk heb je zowel thuis als op het werk verschillende plekken waar je een overzicht bewaart van dingen die je nog wilt doen. Inventariseer om te beginnen eens hoeveel to do of takenlijsten je eigenlijk hebt. Schrik niet, het kunnen er zo meer dan acht (!) zijn…

Wat staat er nu op je takenlijst?
Heb jij ooit echt een kritische blik geworpen op je takenlijst? Nee (of als het alweer even gelden is dat je dit gedaan hebt); pak al je takenlijsten er dan bij. Kijk eens goed naar wat je ziet… Wat voor taken heb je erop staan. Hoe lang staan deze taken er al op. Motiveren de taken om je aan de slag te gaan. Weet je sowieso nog wat je bedoelde toen je de actie opschreef.

Mag ik een voorzichtige conclusie trekken?

Koester je takenlijst; het zorgt voor minder stress
Als je bovenstaande ziet is het tijd geworden om je takenlijst serieus te nemen, om het te zien als een waardevolle ondersteuning om meer proactief en met meer plezier te werken. Daarnaast kan het je een boel stress voorkomen.

Door op èèn vaste plek alles op te schijven wat je nog wilt doen houd je overzicht en voorkom je dat je hoofd overloopt met losse eindjes. Maar, hoe vul je je takenlijst nu zo dat je er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaat?

Deel projecten op in kleine acties
Als jij op je takenlijst hebt staan ‘woonkamer verven’, hoe groot is dan de kans dat jij op zaterdagmiddag eens lekker aan deze taak gaat beginnen? Wellicht niet zo groot. Het verven van de woonkamer is namelijk een project, die je alleen kunt realiseren door het uitvoeren van kleinere acties.

Het is de kunst om juist die kleine (deel)taken op je takenlijst te zetten. Zoals ‘muurverf halen bij de schilder’ en ‘Peter bellen om te helpen met verven’. Dit zijn kleine overzichtelijke klussen die duidelijk aangeven wat je moet doen. Deel een grote klus dus op in kleine, behapbare, onderdelen.

Vage acties voer je niet uit, concrete wel
‘Workshop organiseren’ is een actie die te vaag omschreven is waardoor het teveel (denk)werk kost om even op te pakken. Zeker als er nog andere dingen zijn die je op wilt pakken zal het niet je voorkeur hebben om met een ‘vage actie’ aan de slag te gaan. Schijf voor jezelf dus helder op wat je moet doen.

Nooit je deadline meer vergeten!
Aan jou is de keuze of je èèn to do lijst hebt op papier, of digitaal. Kies wat jij prettig vindt werken. Groot voordeel van de digitale takenlijst in Outlook / Lotus Notes is dat je kunt werken met een einddatum. Die je niet zelf in de gaten hoeft te houden. Vooraf kun je aangeven wanneer je met de taak aan de slag wilt. Het systeem geeft dan op het door jou gekozen tijdstip een herinnering. Zie het maar als je gratis digitale privé secretaresse die je zekere helpt om je hoofd leeg te houden!

Kies je overigens voor een papieren takenlijst, dan mag die best leuk uit zien.

Natuurlijk kunnen we je nog meer praktische tips rondom het plannen van je werkzaamheden of het toepassen van Outlook mogelijkheden geven tijdens onze workshops en individuele coaching.

Bertine Actie; doen wat je wilt doen, Algemeen, Plannen, Rust in je hoofd